«A menudo no sé si despedirlos o mandarlos a hacer fotocopias…» Estás a unos pocos clics de mejorar radicalmente la productividad de tus empleados y de ahorrar muchísimo tiempo, dinero y recursos.
Este es el verdadero secreto de productividad de los grandes negocios.
Y lo tienes a tu alcance.
Lo que te voy a contar a continuación sobre Warren Buffet, será algo en lo que no dejarás de pensar los próximos días y que, probablemente, cambie la idea de la productividad en tu negocio y lo transforme en algo mucho más excitante y rentable.
Es una historia fabulosa y breve con grandes aprendizajes que vamos a ver aquí y ahora.
«Warren Buffett y cómo aumentar la productividad de tus empleados sin hacer (prácticamente) nada…»
La historia fue contada por Mike Flint, piloto personal de su jet privado durante más de 10 años. (También ha volado con cuatro presidentes de Estados Unidos, por lo que creo que podemos decir con seguridad que es bueno en su trabajo).
Sucedió así.
Una mañana, Flint conversaba abiertamente con su jefe sobre sus prioridades profesionales.
Buffet, después escucharle atento, le ofreció su ayuda por medio de un simple ejercicio de 3 pasos.
(Atiende, uno de los hombres más ricos y exitosos del mundo, con más de 50 mil millones de dólares a su nombre, está a punto de darte la clave de la productividad en 3 pasos).
Primero.
Buffet le dijo a Flint:
Haz una lista con tus 25 metas profesionales.
Entonces, Flint se tomó su tiempo y las escribió.
Segundo.
Marca con un círculo las 5 más importantes.
Flint revisó la lista, y finalmente decidió cuáles eran sus 5 objetivos más importantes.
Tercero.
En este punto, Flint tenía dos listas.
Los 5 elementos que había marcado con un círculo eran la Lista A y los 20 elementos que no había marcado con un círculo eran la Lista B.
Entonces Flint le dijo a Buffet…
─ «Comenzaré a trabajar en mis cinco objetivos principales de inmediato…»
y fue entonces cuando Buffett le preguntó sobre la segunda lista:
─ «¿Y qué pasa con los que no has marcado?»
Flint respondió:
─ “Bueno, los 5 primeros son mi principal objetivo, pero los otros 20 vienen en un cercano segundo lugar. Siguen siendo importantes, así que trabajaré en ellos de forma intermitente según lo considere oportuno. No son tan urgentes, pero aun así planeo dedicarles un esfuerzo”.
A lo que Buffett dijo:
─ “No, te equivocas Mike. Todo lo que no marcaste en un círculo se ha convertido en tu lista de cosas que debes evitar a toda costa. Pase lo que pase, no prestarás atención a estas cosas hasta que hayas logrado conseguir tu lista de las 5 más importantes”.
Bien.
La lección es muy clara… y engañosamente simple.
El poder de la eliminación.
(Ojo, que de todos los inversores del siglo XX, Buffett fue el más exitoso. Nadie pone en duda que sabe perfectamente cómo emplear su tiempo cada día).
Bill Gates, amigo cercano de Buffett, habla a menudo sobre el impacto que este consejo tuvo en él para mejorar la productividad en su vida y sus negocios.
Eliminar lo superfluo es relativamente fácil, y una de las mejores maneras de hacer la vida más sencilla.
Lo difícil es eliminar las cosas que te importan. Es muy fácil justificar el gasto de tu tiempo en ellas.
Entonces.
La clave de la PRODUCTIVIDAD está en poner el foco en lo importante, exclusivamente.
Saber cuál es la meta en todo momento y establecer un plan de actuación claro.
Céntrate en las actividades de mayor importancia, y sobre todo:
OLVÍDATE DE LAS OTRAS.
Howard Schultz hizo esto mismo, y transformó Starbucks en la cadena de cafeterías más grande del mundo.
Centró su atención en 2 objetivos.
Uno. Creyó firmemente en su visión de negocio y trabajó incansablemente para convertirla en realidad.
Y dos. Priorizó a sus empleados.
─ «No puedes esperar que los empleados excedan las expectativas de tus clientes si tú no excedes las expectativas de tus empleados».
Invirtió en la satisfacción y bienestar de sus empleados. Introdujo programas de beneficios, becas para la educación universitaria, participación en acciones de la empresa y planes de salud, incluso para empleados que trabajaban a tiempo parcial.
¿Resultado?
Un imperio.
Dicho esto,
todo negocio que se centre (BIEN) en sus empleados como estrategia para mejorar su productividad, será un negocio mucho más rentable. Y en todo negocio, se puede mejorar la productividad de sus empleados. Y en estos años que vienen, más que nunca.
Es el gran enfoque de nuestro tiempo, al alcance de una empresa millonaria o de unos pocos trabajadores.
Da igual que los negocios sean físicos, online, del sector o nicho que quieras.
«Se calcula que los empleados satisfechos y comprometidos aumentan la productividad de las empresas en un 88% y la retención de talento puede crecer hasta un 41%.
Sin embargo, 85% de los empleados en el mundo no se sienten comprometidos con su trabajo. Los lugares de trabajo improductivo le cuestan a empresas un promedio de $1 millón de dólares al año por cada 500 empleados, y cada “contratación incorrecta” significa que estás gastando 150% – 300% extra del salario de ese empleado». ─ Delivering Happiness
No sé cómo habrán obtenido esos datos, pero no deben ir muy desencaminados.
La mejora en la productividad de los empleados, es el gran reto de nuestro tiempo.
Ya no es que el negocio sea más rentable, que lo es.
No es que sea más antifrágil, que también lo es.
Es que, posiblemente, sea la forma más inteligente, beneficiosa y exponencial de crecer, con las ventajas de la estabilidad que pueda dar a todo negocio.
Y te aseguro que sé de lo que estoy hablando.
Monté mi propia empresa de consultoría y formación en 2009, y si algo coincide en más de 450 empresas que he trabajado, es que los equipos comprometidos, eficientes y con altos índices de productividad, tienen la capacitación tecnológica suficiente para sentirse seguros, motivados y no cometer casi nunca un error.
Por ello creé una MUY ambiciosa y completa capacitación tecnológica, que enseñara conceptos de forma muy sencilla, para mejorar el rendimiento de esos equipos, y su nivel de satisfacción y compromiso aumentara.
Una formación del más alto nivel al respecto.
Para eliminar todas las barreras que les frenan, hecerles la vida mucho más fácil y quitarles un peso tremendo de encima de todo el trabajo improductivo que les trae de cabeza.
Capacitación en Microsoft Office 365
«Lleno de funciones que no sabías que necesitabas, pero sin las cuales no podrás vivir».
«La mayoría de las personas pasan por la vida utilizando una parte muy muy pequeña de su potencial. Puedes tener un motor de trescientos caballos de fuerza y obtener trescientos caballos de fuerza de él o puedes obtener mucho menos. Las personas que veo que funcionan bien no son las que tienen lo «motores» más grandes sino las que tienen los más eficientes».
─Warren Buffet
La mayoría de los que usan Microsoft Office 365 lo hacen a un nivel superficial.
No sacan todo el partido que les pueden sacar si dominaran, no digo todas pero al menos unas cuantas potencialidades que tienen estas herramientas de ahorro de tiempo, de automatización de procesos, de gestión documental, de compartir información actualizada, en tiempo real, que se guarde correctamente y de forma segura.
Esto puede hacerte pensar, por error, que su rendimiento no es óptimo ni eficiente, o que son trabajadores mediocres.
Y sé que los hay, y que no se salvan, lo que quiero decir es que si la gente está trabajando mal es porque están trabajando con una sola funcionalidad o con las funcionalidades básicas muy a nivel superficial y no dominan las herramientas.
Entonces nunca les queda tiempo para la estrategia y la planificación, porque siempre están trabajando mal. Bueno, no se les puede decir que trabajan mal, pero sí que si no dominan todas las potencialidades están perdiendo mucho tiempo y entonces siempre van cargados de trabajo, estresadísimos, poco o nada motivados, y con la sensación de «ufff, que no llego, que no llego». Y esa situación mantenida en el tiempo provoca muchos errores y poca productividad.
No saben rentabilizar al máximo las potencialidades que ofrece Office 365 para conseguir todo ese ahorro de tiempo y aumento de productividad, para poder dedicar tiempo a trabajos de mayor valor añadido.
En lugar de eso están repitiendo cosas porque no saben que hay un una plantilla o porque no saben que hay una fórmula que me lo calcula o porque no saben que hay unas teclas de acceso rápido, y evitar tener que repetir no sé cuántas acciones haciendo un Word para unos contratos, propuestas, o para lo que sea.
Como le pasaba a unos abogados clientes, que perdían mucho tiempo repitiendo el trabajo en sus documentos legales porque no conocían unos trucos que les han hecho ahorrar un montón de tiempo. Y ahora pueden dedicar más tiempo de calidad a preparar la estrategia de las demandas, y no tanto a la parte administrativa.
Eso ha sido para ellos importantísimo.
Es lo que te digo, que se pierde mucho tiempo en el día a día en trabajos repetitivos y se cometen más errores. Eso lo vemos en en todas las empresas que lo están utilizando. No hay una gestión óptima de contenidos cuando no se utiliza bien el Office 365.
Microsoft Office te proporciona funcionalidades que te permiten ese ahorro de tiempo brutal. Mejor organización, compartir documentos, guardar y trabajar en tiempo real que te ahorra mucho tiempo y evita tener que estar enviando emails que al final acaban generando errores.
Si dominas las tablas, la visualización de datos, los trucos de Excel, los trucos de Word y puedes hacer análisis, tendencias, ratios, pues tienes los datos listos y preparados para planificar correctamente la mejor estrategia.
Y bueno, te reirás o quizá te identifiques con esto. Pero todavía me encuentro gente enviando emails con archivos adjuntos que pesan y ocupan espacio, con versiones que a lo mejor no son la última, porque «ya no sé cuál es la que he modificado, si le he enviado la buena o no». En lugar de estar todo el equipo conectado a la nube y compartir en tiempo real, donde se guardan y hay un registro correcto de todas las versiones y modificaciones con copia de seguridad instantánea.
Incluso los he visto guardando en celdas de Excel el resultado de la calculadora de su móvil.
Es como tener un Porsche y llevarlo solo a comprar el pan.
Tus equipos, casi seguro necesitan reforzar sus habilidades en Microsoft Office 365,
para ser más productivos y aprovechar al máximo esas licencias que ya estáis pagando.
¿Es otro curso de Excel?
No.
Tampoco es un curso de Word o PowerPoint.
Es una capacitación completa, que abarca todas las funcionalidades que ofrece Office 365 y enseña a combinarlas de forma estratégica para disparar la productividad.
Las empresas que han contratado esta CAPACITACIÓN TECNOLÓGICA consiguen estos beneficios:
- Su productividad crece, especialmente porque no pierden el tiempo en trabajos repetitivos, evitan errores, tienen una gestión documental online en tiempo real excelente y segura para trabajar en equipo, optimizan los circuitos de trabajo, y mejoran la eficacia de protocolos de trabajo, entre otras muchas cosas.
- Reducen gastos gracias a un ahorro de tiempo y recursos, automatizando muchas más tareas y reduciendo los errores y las revisiones.
- El nivel de estrés de los empleados baja, aumenta el compromiso y disminuye la rotación en la plantilla. Los trabajadores se sienten más seguros al hacer el trabajo y por tanto, son más eficientes,. Ven como consiguen sus objetivos, y se sienten reconocidos y motivados.
Y los responsables de contratar esta capacitación ven cómo su autoridad crece. Se sienten a su vez valorados y reconocidos por los logros de los departamentos que han recibido la formación. Por haber elegido algo así, capacitar de una manera potente con las máximas funcionalidades de Office 365 a sus empleados,.
¿Qué es y cómo funciona la Capacitación Tecnológica en Office 365?
Si en tu empresa os pasa algo de esto, que tenéis muchos errores, que la gente está muy estresada porque pierde tiempo en tareas repetitivas en lugar de emplear tiempo de calidad en cosas de valor añadido, estrategia y mejor planificación. Si hay una gestión documental incorrecta, unos protocolos de trabajo que no son eficientes, pues con esta capacitación tecnológica, dominando las funcionalidades lograremos que todos los empleados manejen correctamente Word, Onedrive, Excel, SharePoint, PowerPonit, Teams, Outlook, Forms y OneNote, con trucos («los trucos de Oriol como los llamoron en una empresa en honor a uno de nuestros profesores»), fórmulas, técnicas y funcionalidades que les van a permitir ahorrar mucho tiempo. Gestionar datos, compartir archivos y trabajar en equipo en tiempo real con total garantía y seguridad.
Es un programa formativo adaptado a las circunstancias de cada empresa, que se centra en que los empleados aprendan las funciones prácticas y avanzadas del paquete de Office que les ayudarán a ser más productivos y alcanzar los objetivos de forma más eficiente.
Siempre empezamos con una consultoría centrada en conocer todos los programas informáticos que usan y las tareas que realizan los empleados. Esto permite al profesor diseñar un programa lo más concreto posible, libre de paja, sin contenidos innecesarios, en el que irá al grano para que los empleados y sus responsables vean desde el primer día cómo mejora su productividad. También realizamos una prueba de nivel para adaptar mejor los contenidos.
Las clases se imparten normalmente por videoconferencia para reducir los desplazamientos, las distracciones y limitar las excusas para no asistir.
Gracias a este formato también podemos hacer sesiones más cortas, de 90 minutos a dos horas para mantener el nivel de atención de los asistentes al máximo y evitar parones en la producción.
Trabajamos con grupos reducidos, de 10 alumnos. Esto permite que el profesor pueda atender de forma eficaz todas las dudas y cumplir siempre con el programa formativo.
¿Qué aprenden los alumnos?
Como te decía, el contenido de cada formación está personalizado para conseguir los mejores resultados posibles en un tiempo reducido.
Es probable que esto te sorprenda pero aunque dominar Word, Excel y PowerPoint sigue siendo importante, hay otras herramientas que abren nuevas posibilidades y aceleran de forma notable los flujos de trabajo.
Te voy a comentar algunas de las cosas a las que más valor dan los alumnos que ya se han formado con nosotros. Son unos pocos ejemplos y bastante genéricos para que veas por dónde van los tiros.
En Teams, sacar todo el partido es, por ejemplo, no tener que tomar notas durante las reuniones porque la herramienta se ocupa de hacerlo por ti. Gracias a sus integraciones también podrás trabajar en los documentos de OneDrive o consultar el correo sin tener que cambiar de ventana.
Outlook deja de ser sólo un gestor de correo electrónico y se convierte en una herramienta de gestión de tiempo y productividad que facilita la coordinación de equipos.
Puede que suene difícil de creer pero es probable que Sharepoint se convierta en la herramienta más importante para casi todos los empleados. Podréis tener una intranet dinámica, fácil de actualizar sin tener que mantener un ejército de informáticos. Esto os ayudará a gestionar toda la biblioteca de documentos y organizar de forma más eficaz los equipos de trabajo, que tendrán los recursos que necesitan en un mismo lugar.
Todo esto está soportado por OneDrive, un sistema de almacenamiento en la nube que permitirá a la plantilla trabajar en sus documentos desde cualquier equipo (ordenador, tablet, móvil) y desde cualquier lugar. Aprenderán a gestionar las diferentes versiones de los documentos y ya nunca se perderá el trabajo porque a alguien se le olvidó dar en el botón de guardar o borró un archivo sin querer.
Y en cuanto a los programas de siempre. En Word, los equipos aprenderán a diseñar plantillas totalmente personalizadas que agilizarán la maquetación de nuevos documentos. Otras funciones que muchos descubren es combinar y transformar documentos o la facilidad de editarlos varias personas a la vez de forma colaborativa.
Muchos dejan de ver el Excel como un “programa de tablas”. Aquí las posibilidades son tan grandes que tardaría demasiado en explicártelo todo sobre tablas dinámicas, macros, formatos condicionales o funciones complejas.
─«Antes nos enviábamos documentos de Word por correo electrónico y teníamos varias versiones de un documento circulando. Un caos. Ahora tenemos un documento en vivo que todos editan y agregan comentarios»
─«Con SharePoint, podemos trabajar juntos en documentos y editarlos en tiempo real. Podemos ver las ediciones sin tener que revisar un montón de correos electrónicos. Eso nos ahorra mucho tiempo y también es muy útil para la dinámica del equipo».
¿Qué pasa con Forms, OneNote, PowerPoint…?
Esto es un esbozo muy genérico de todo lo que aprenden los alumnos. Cada programa está diseñado a medida para generar el máximo impacto en la productividad de los equipos.
Tenemos programas formativos para todas las herramientas que están incluidas dentro de la suite de Office 365. No quiero hacerte perder el tiempo hablando sobre todas las funcionalidades de cada uno de ellos. Si te interesa, escríbeme y te cuento:
¿Cuánto duran estas formaciones?
Determinamos la duración en función de lo que queráis avanzar y las herramientas que uséis.
Normalmente, lo mínimo son 24 horas y en algunos casos llegamos hasta las 48 horas de formación para cada grupo.
También tenemos clientes que optan por el modelo de formación continua para estar siempre al día en las nuevas funciones y solucionar las nuevas necesidades. Por ejemplo, nos han contratado empresas que han recibido una capacitación tecnológica durante 2 años, en la que han formado también a todos los empleados nuevos que iban contratando.
Estas horas se reparten en sesiones online de 90 minutos o 2 horas para que todo el mundo pueda ir asimilando fácilmente y poniendo ya en práctica los nuevos conocimientos.
Pero si lo que quieres es que aprendan trucos y funcionalidades solamente de Word y Excel, también se puede hacer. O si solo quieres la parte de Teams, Onedrive, SharePoint también. Quiero decir que puedes coger partes de lo que es la capacitación tecnológica y dominar esa parte. O puedes contratar el proyecto más largo y completo.
Como digo ya dependerá de las necesidades que tengas y según puedas invertir llegaremos más o menos lejos.
La idea que quiero transmitirte es que estás a unos pocos clics y a unas pocas horas de mejorar radicalmente la productividad de tus empleados y de ahorrar muchísimo tiempo, dinero y recursos. Si además tienes más tiempo y presupuesto para invertir y para capacitar a más gente de tu empresa, pues van a dominar de una manera increíble todas las herramientas y va a haber un cambio radical a nivel de productividad, gestión del tiempo, y de ahorro en recursos.
¿Por qué online?
Principalmente porque cuando la gente sólo tiene que conectarse a una videoconferencia desde su ordenador es más fácil que asista y tiene menos impacto en la producción.
Si tú lo que necesitas es impartirla de manera presencial en tu empresa, escríbeme y lo hablamos.
¿Cuánto cuesta esta capacitación?
Es probable que al llegar aquí estés pensando que, con el nivel de implicación y personalización que te he mencionado, ésta debe ser una capacitación muy cara y que aunque te gustaría poder ofrecérsela a los empleados va a ser difícil que encaje en el presupuesto.
Alguna empresas deciden bonificar esta capacitación tecnológica con la FUNDAE y otras con el presupuesto que tienen al año para formación. Si decides bonificarla de media cubre el 85% del coste total. A veces es el 80, el 75, a veces el 97.
Así podemos ofrecer la capacitación tecnológica a las empresas que no tienen el pulmón financiero de las grandes corporaciones pero que aún así se preocupan por darle una capacitación de máxima calidad a sus empleados.
Dime qué crees que necesitas, lo que deseas invertir y vemos hasta dónde podemos llegar.
¿Qué resultados consiguen las empresas que contratan esta capacitación?
Normalmente el aumento de la productividad y la reducción de otros costes gracias a saber usar todos los recursos que ofrece Office 365 hacen que las empresas que pasan por esta formación recuperen el total de la inversión, aproximadamente, en unos pocos meses. Siempre dependiendo de la inversión y del impacto que suponga en la empresa la nueva forma de trabajar.
Eso si es con presupuesto propio, porque si bonifican con FUNDAE lo recuperan justo al momento de terminar la formación.
Y recuerda, el 85% de media, lo puedes bonificar con la FUNDAE.
Pero, hay otro beneficio. Las empresas que han realizado estas formaciones han visto como el compromiso y motivación de los empleados con su proyecto aumenta. Cuando empiezan a aplicar lo que aprenden y ven que es mucho más fácil llegar a los objetivos, los niveles de ansiedad bajan mucho y hay mejor ambiente. Esto lleva a una menor rotación en la plantilla y menos bajas laborales.
¿Hay mucho papeleo para organizar esto?
Por tu parte, el mínimo necesario. Nosotros nos ocupamos de todos los trámites burocráticos, de redactar el programa formativo y de proponer los horarios y la distribución de los grupos. Tú sólo tendrás que revisarlo conmigo.
La tramitación de la bonificación con FUNDAE también es muy sencilla. Tenemos un colaborador que se ocupa de todo el papeleo sin que a ti te suponga ningún dolor de cabeza extra. Solo tienes que dar de alta a la empresa tramitadora con la que nosotros colaboramos, (te indicamos como, pero es algo trivial).
Si ya tienes un departamento que tramita la bonificación con FUNDAE y quieres que ellos gestionen la burocracia, perfecto también. Y si no, como digo, nosotros nos vamos a ocupar de todo esto para que tengas muy pocas gestiones. Únicamente el envío de datos de participantes, documentos para la firma de asistencia y cuestionarios de evaluación de la formación.
Esta es una oportunidad para toda la empresa y para ti como propulsor de la formación. Haber encontrado esta formación que ayudará a mejorar el rendimiento de los equipos de trabajo es un gran beneficio par ti y un punto a tu favor.
Si quieres que hablemos sobre cuál sería el programa ideal para que los empleados de tu empresa dominen el manejo de Office 365, escríbeme y me pondré en contacto contigo en menos de dos días laborables: